Gestión de cambio: Las claves para transformar las organizaciones Reportaje

faculta

Puede ser conocida como una estrategia, un proceso, una metodología científica. Puede ser vista como una moda, pero no lo es. Mucho más allá de realizar jornadas de capacitación y comunicados aislados sobre una iniciativa a implementar, la gestión de cambio ha logrado ser eficiente y eficaz para las organizaciones que necesitan transformaciones profundas. Entre los roles de RH se encuentra apoyar a los líderes y trabajar con la resistencia al cambio. Expertos nos definen mejor este concepto y dan las claves del éxito para un cambio.

“La transformación y el cambio han estado presentes desde siempre en las organizaciones. Lo que pasa hoy es que el cambio es más acelerado y disruptivo que antes y la mayoría de las organizaciones no están preparadas para abordarlo. El cambio es parte de una realidad permanente en la vida de las organizaciones y los seres vivos. Cambia el entorno en que nos desarrollamos, cambia el sistema organizacional que debe adaptarse a este entorno, cambiamos las personas que nos desempeñamos en ellas, cambian las necesidades y expectativas de los clientes, etc. Hoy el entorno de las organizaciones se ha caracterizado por ser altamente volátil, incierto, complejo y ambiguo (VUCA, por sus siglas en inglés) y en este entorno ya no podemos predecir lo que va a suceder en el futuro, ni planificar a largo plazo o pretender proyectar las condiciones actuales hacia adelante”, reflexiona Juan Esteban Cortés, académico de la Universidad Católica de Chile y master of science en gestión de proyectos, University of Maryland, EE.UU.

Para Flavia Pino, directora de proyectos de liderazgo, profesor docente asistente, Centro de Desarrollo Corporativo Universidad Adolfo Ibáñez, los procesos de cambio implican casi siempre un proceso evolutivo, transformativo de las organizaciones. “De alguna forma, casi todos los procesos de cambio que observamos tienen que ver con un objetivo central: hacer cambios fundamentales en la manera en que las empresas conducen sus negocios, de modo de adaptarse a las nuevas y más desafiantes condiciones del mercado y del entorno. Por su naturaleza, estos son procesos disruptivos que modifican la identidad de la organización y de las personas que la componen. Si el proceso es bien conducido, este proceso se traduce idealmente en un progreso, crecimiento y avance para la organización”

Flavia_Pino_IMG_7616

Para realizar esos cambios profundos la gestión de cambio irrumpe la escena del mundo empresarial. Victor Romero, representante de Faculta -afiliado en Latinoamérica de Prosci®, líder mundial en investigación y desarrollo en la materia- definen gestión de cambio como la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y alcanzar los resultados deseados dentro de una organización. Añaden que se puede desarrollar de dos maneras. “Podemos aplicarla como un proceso y como una competencia. Como proceso: la gestión eficaz del cambio sigue un proceso repetible y utiliza un conjunto holístico de herramientas para impulsar un cambio exitoso. Como competencia: es un conjunto de habilidades demostrada por los líderes, que permite el cambio y crea una capacidad estratégica para aumentar la eficacia de la organización”.

Iniciar el cambio

¿Cómo saber cuando una empresa necesita cambiar? “Dentro del panorama de cambio en las organizaciones, nos encontramos con iniciativas que se cumplen en tiempo, dentro de presupuesto y con los requisitos técnicos, sin embargo, no generan los resultados esperados. ¿A qué se debe la brecha entre los requisitos y los resultados? Al empeño que dediquen las organizaciones a que sus empleados adopten y usen efectivamente el cambio que se está introduciendo. Esta es la realidad del cambio y el motivo de gestión de cambio” analiza Faculta y añade que mientras mejor apliquemos gestión de cambio, es más probable que cumplamos los objetivos del proyecto: “Las iniciativas con una excelente gestión de cambio, tienen 6 veces más probabilidades de cumplir los objetivos que las que tienen una gestión de cambio deficiente”, afirman.

JUAN_EDO_CORTÉS_AFontana__DSC7530

Los expertos en gestión de cambio coinciden en que para que sea eficaz debe estar acompañada de una buena gestión. “El cambio necesita ser gestionado, pero la evidencia muestra que más del 70% de los proyectos de cambio fracasan. Muchos de estos proyectos de cambio tienen claro lo que quieren cambiar, pero fallan en la forma en que gestionan el proceso de cambio, no consideran la participación de los actores claves del cambio, que son las personas. Las personas necesitan entender el por qué, el para qué y el cómo del cambio; necesitan nuevas capacidades y habilidades; procesar las pérdidas de experiencia, equipos de trabajo o reputación; abordar las resistencias naturales al cambio. Todo esto requiere tiempo, planificación y gestión. El mayor error que cometen las empresas es desconocer estos factores y tratar de acelerar los procesos de cambio, sin la suficiente participación e involucramiento de las personas que son afectadas por el cambio”, indica Juan Cortés, académico de la PUC.

Flavia Pinto, añade la importancia de tomar en cuenta el factor humano. afirma que necesitamos sumergirnos en lo profundo del iceberg, donde residen las barreras a los procesos de transformación: en la mentalidad, en las creencias, actitudes y valores fundamentales que sostienen y defienden las personas en una organización. “Abordar la parte humana de la ecuación de los procesos de transformación trae enormes ventajas, no sólo en términos de resultados, sino asegurando que el cambio se sostenga y que las personas realmente comiencen a operar en forma distinta. Afortunadamente, existen metodologías específicas, de comprobada efectividad científica, que permiten revelar las fuentes de las resistencias, y revertirlas a través de un trabajo sistemático”.

En el Change Management para cambios individuales, Faculta aplica un modelo propio llamado ADKAR®. “Para que una organización cambie con éxito, las personas deben cambiar. El éxito de cada proyecto recae en última instancia en que cada empleado haga su trabajo de manera diferente. El modelo de cambio individual de Prosci es llamado Modelo ADKAR® (Awarness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement)”.

Además entregan las claves para el éxito para un Change Management de grupos, que lo dividen en tres fases. En la primera fase, se ayuda a los equipos de proyecto y de cambio a prepararse para diseñar sus planes de gestión de cambio. Responde preguntas como: “¿Por qué estamos realizando este cambio? ¿A quién afecta esta iniciativa y de qué manera?¿Quiénes son los patrocinadores que debemos involucrar para que esta iniciativa tenga éxito?”.

En la segunda fase, se ayuda a que los individuos a transitar por los cinco elementos del modelo Adkar®, que incluyen la creación de planes de comunicación, ruta del patrocinador, coaching, entrenamiento y de manejo de resistencia. En la tercera fase se centran en mantener el cambio a lo largo del tiempo mediante la medición del desempeño y su impacto en los resultados de negocio, la identificación de causas raíz de las desviaciones, se implementan acciones correctivas y se celebran los éxitos.

Liderazgo y rol de RH

450Para Faculta, cerca del 40% de la gestión de cambio son atendidas por el área de recursos humanos. Lo que se traduce en la necesidad de adaptarse a los cambios, en enfocarse en el negocio y necesidades del proyecto.

Juan Eduardo, indica que la responsabilidad por la gestión de los procesos de cambio es principalmente de los líderes de la organización. RH puede ayudar a los líderes en este proceso, preparándolos y acompañándolos, pero no los puede reemplazar en su rol de liderar el proceso de cambio. “El cambio no ocurre por mandato. Debe ser conducido, acompañado, liderado. Lamentablemente, la mayoría de los profesionales de RH tampoco tienen la preparación suficiente para abordar esta tarea. Hay un desafío importante para los profesionales de RH en formarse en gestión del cambio y estar permanentemente trabajando para desarrollar flexibilidad, adaptabilidad y aprendizaje continuo en la organización, para abordar cualquier tipo de cambio que pueda venir en el futuro y no preocuparse del cambio como si fuera un evento que ocurre cada cierto tiempo”, sostiene el académico de la UC.

Para la académica UAI se requiere de líderes dispuestos a empoderar a los colaboradores para que resuelvan por si mismos desafíos complejos. Por lo mismo, para ella hace más sentido hablar de liderazgo para el cambio que establecer un domicilio específico para la gestión del cambio. “Lo importante es desarrollar internamente la capacidad organizacional de conducir estos procesos de cambio, instalando nuevas capacidades de liderazgo. Ello implica, necesariamente, un proceso de cambio para los equipos directivos de las organizaciones, que es donde sí reside la responsabilidad del cambio. La evidencia demuestra que los procesos de transformación exitosos involucran un trabajo de cambio de los líderes responsables de los mismos”, concluye Flavia Pino.