Las empresas chilenas deberán revisar sus prácticas de tratamiento de datos personales ante la entrada en vigencia de la Ley N°21.719, identificando qué información mantienen de sus trabajadores, para qué la utilizan y qué fundamento jurídico autoriza su tratamiento. Así lo explicó Andrea Serrano España, abogada socia de Serrano, Foix y Riquelme Abogados y docente de la Universidad de Chile, en entrevista con Diario Constitucional, al abordar los efectos de la nueva regulación sobre las relaciones laborales, la privacidad y las facultades de control de los empleadores.
El punto de partida, según la especialista, es reconocer que las organizaciones acceden habitualmente a información confidencial de las personas trabajadoras. Antecedentes personales, datos de salud, licencias médicas, información sobre discapacidad, evaluaciones de desempeño e imágenes obtenidas mediante videovigilancia forman parte de un conjunto de datos cuyo uso deberá ser analizado con mayor precisión.
Aunque los empleadores mantienen sus facultades para organizar, dirigir y controlar la relación laboral, Serrano sostiene que estas atribuciones no son ilimitadas. “El ejercicio de esas facultades debe respetar siempre las garantías fundamentales de las personas trabajadoras; la intimidad y la vida privada son dos límites infranqueables”, afirmó.
Datos y finalidad
Uno de los principales cambios para las organizaciones será determinar exactamente qué información poseen y distinguir entre datos personales y datos personales sensibles. A partir de ese diagnóstico, deberán establecer la finalidad de su tratamiento y definir el fundamento jurídico que permite conservarlos y utilizarlos.
Serrano plantea que este análisis debe realizarse desde una lógica de minimización. Las empresas tendrán que preguntarse si realmente necesitan disponer de determinada información y con qué propósito. El consentimiento del trabajador es una de las vías que pueden legitimar el tratamiento, pero no es la única.
La especialista explica que también existen otras causales, entre ellas el cumplimiento de una obligación legal, la celebración o ejecución de un contrato, la satisfacción de intereses legítimos del empleador o de terceros y la formulación, ejercicio o defensa de derechos ante tribunales u organismos públicos. En el caso de los datos sensibles, las condiciones son más restrictivas.
La información sobre salud, condiciones físicas, discapacidad o antecedentes médicos requiere especial atención. Serrano ejemplifica que ciertos datos pueden tener una fuente legal que autorice su tratamiento, mientras que información entregada voluntariamente por un trabajador para resolver una situación específica podría requerir posteriormente una autorización expresa para continuar siendo utilizada.
La finalidad también será determinante en el tiempo durante el cual una organización conserve los antecedentes. Para Serrano, la política interna debería definir previamente cuánto tiempo se almacenará cada dato y bajo qué justificación, en lugar de resolverlo solamente cuando exista una solicitud de un trabajador o de la autoridad competente.
Control y tecnología
La videovigilancia constituye otro ámbito en que las facultades empresariales encuentran restricciones. Serrano recuerda que su aplicación debe cumplir un test de proporcionalidad que considere un fin legítimo, la idoneidad de la medida, su necesidad y una ponderación de sus efectos.
Por ello, cuando exista una alternativa menos gravosa que permita alcanzar el mismo objetivo de seguridad o protección de los bienes de la empresa, el uso de sistemas de videovigilancia puede verse restringido. Además, el escenario se vuelve más complejo cuando las imágenes son utilizadas para reconocimiento facial, debido a las implicancias que puede tener el tratamiento biométrico.
La inteligencia artificial y las decisiones automatizadas representan otro desafío creciente para la gestión de personas. La nueva regulación contempla expresamente el tratamiento automatizado de datos y reconoce derechos para las personas frente a decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, cuando estas produzcan efectos jurídicos o las afecten significativamente.
Esto podría tener consecuencias en procesos vinculados con productividad, desempeño o cumplimiento de metas. Serrano menciona, por ejemplo, sistemas utilizados para determinar bonos asociados al desempeño personal, especialmente cuando incorporan decisiones automatizadas.
La especialista plantea interrogantes sobre lo que puede ocurrir cuando las condiciones inicialmente acordadas cambian durante la relación laboral. Aspectos como modificaciones unilaterales de metas o prácticas laborales que no se encuentran formalizadas podrían obligar a determinar si continúa existiendo una base contractual suficiente para automatizar determinadas decisiones.
Adecuación empresarial
Para Serrano, la primera tarea de las organizaciones será asumir que prácticamente todas las empresas realizan tratamiento de datos personales y que, por lo mismo, deberán conocer con detalle la información que administran.
Ese proceso implica catalogar los datos personales y sensibles, precisar su finalidad, determinar cuándo requieren autorización y establecer durante cuánto tiempo pueden mantenerse. A ello se suma la necesidad de disponer de infraestructura tecnológica capaz de responder a los requerimientos que contemple la nueva regulación.
Las empresas también deberán desarrollar mecanismos para transparentar información a sus trabajadores y gestionar solicitudes relacionadas con acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad de datos. Según explica Serrano, estos derechos podrán ser ejercidos por las personas trabajadoras frente a sus empleadores.
La nueva normativa busca reducir un desfase que, según la académica, existía entre las disposiciones laborales y los estándares operativos de protección de datos. Sin embargo, todavía permanecen interrogantes sobre la coordinación entre la Agencia de Protección de Datos Personales, la Dirección del Trabajo y los tribunales de justicia.
En ese escenario, la protección de datos laborales deja de ser únicamente una cuestión administrativa o tecnológica y pasa a formar parte de las decisiones de gestión de personas. Para los empleadores, el desafío será compatibilizar sus necesidades de dirección y control con políticas capaces de justificar qué información recopilan, por qué la necesitan, durante cuánto tiempo la almacenan y bajo qué fundamento pueden utilizarla.
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