Prepárense: el trabajo híbrido es difícil. He aquí lo que pueden hacer al respecto

Nicole Herskowitz, gerente general de Microsoft Teams

El cambio al trabajo a distancia en los últimos 18 meses ha sido uno de los más importante en la cultura laboral desde la Revolución Industrial. Para entender la manera en que este cambio ha afectado a nuestros clientes y a los empleados de Microsoft, hemos estado realizando estudios y encuestas internas periódicamente. En nuestro reciente Work Trend
Index (Índice de tendencias laborales), los datos muestran que en un año en el que mandamos a 160,000 personas a trabajar desde casa y contratamos a distancia a 25,000 empleados nuevos, el porcentaje de personas que reportan sentirse incluidas en Microsoft ha alcanzado un máximo histórico de 90%.

Sin embargo, no hay garantía de que esta tendencia se mantenga en el mundo cada vez más complejo del trabajo híbrido. Para empezar, las expectativas de los empleados han cambiado. El informe del Work Trend Index del año pasado muestra que el 73 % de los empleados desean tener la opción de continuar trabajando a distancia, mientras que el 67% desea participar de manera más presencial. La paradoja híbrida es nuestra nueva normalidad, y la capacidad de trabajar juntos físicamente presentará desafíos para los que no estamos preparados.

Mientras que los empleados comienzan a adaptarse a una rutina en la que dividen el tiempo entre el trabajo presencial y a distancia, la mayoría de las organizaciones no están preparadas. El trabajo híbrido es difícil. Los asistentes a distancia se sienten invisibles e ignorados. Los asistentes presenciales desean ser inclusivos, pero no cuentan con el equipo para conducir reuniones híbridas eficaces. Un ejemplo contundente: las salas de conferencia, que son los lugares donde se llevarán a cabo la mayoría de las reuniones híbridas, no cuentan con el hardware, software ni mobiliario adecuados para conducir reuniones híbridas eficaces. De acuerdo con Frost and Sullivan, de los más de 60 millones de salas de conferencia a nivel mundial, menos del 7.8 % están equipadas con video, lo que genera una mala experiencia para los asistentes a distancia.

Al igual que ustedes, nosotros seguimos aprendiendo, pero, con base en nuestra experiencia, las reuniones híbridas son fundamentales para construir una cultura laboral exitosa. Cuando se llevan a cabo de manera correcta, las reuniones híbridas ayudan a que todos se sientan incluidos y proporcionan el ambiente y las herramientas para una mejor conexión, colaboración y productividad.

Hemos identificado tres prácticas que la mayoría de las organizaciones pueden aplicar para conducir reuniones inclusivas y formar bases sólidas para una cultura laboral flexible:

1) Audio. Para asegurar que todos se escuchen al hablar, utilicen un altavoz certificado por Microsoft Teams cuando la sala no cuente con un sistema de audio y video centralizado. (Consulten nuestra guía de TI sobre tecnología esencial).

2) Lleven su portátil. Cuando acudan físicamente, lleven su portátil y únanse a la reunión con la cámara encendida y con el micrófono y sonido apagados. Todos pueden participar a través de chats, reacciones en tiempo real y alzar la mano, los cuales se han convertido en elementos estándares de las reuniones.

3) Colaboren. Asignen un moderador para cada reunión híbrida. Este facilitará la participación y colaboración de todos los asistentes, ya que moderará el chat, alzar la mano y el contenido de la reunión que se comparta durante la reunión en Teams.

A medida que todos continuamos aprendiendo y compartiendo guías prácticas en este nuevo mundo del trabajo, Microsoft sigue comprometido a invertir en la innovación híbrida. Veamos las funciones más recientes en Microsoft Teams y Office diseñadas para satisfacer las diferentes necesidades y estilos de trabajo de los empleados, sin importar dónde trabajen.