El valor de la matriz de comunicación interna

Más leídos

Por Carolina Guerra Murgas, académica de la Universidad Técnica Particular de Loja. 

Los climas laborales con frecuencia se ven afectados por el poco o nulo conocimiento de los procesos y las políticas de comunicación de las organizaciones, esta es una consecuencia que muchas veces es producto de desconocer los canales de divulgación internos, ya sea por desinformación o falta de interés individual. Sandra Massoni comprueba en los análisis de sus consultorías “que en muchas organizaciones se menciona a la comunicación como componente estratégico, pero que, sin embargo, en el área de comunicación no se trabaja estratégicamente” (2007, p.3). A causa de esto, se podría decir que en diversas organizaciones pueden existir los procesos o políticas de comunicación redactadas prolijamente, pero, no se ejecutan de modo estratégico. Por ende, no se logran los objetivos deseados, ocasionando el descontento y la desmotivación en el clima laboral. 

Esta situación no es nueva en las organizaciones, ya sea una institución pública o empresa privada, el clima laboral siempre está latente a verse afectado por las malas praxis de algunos actores. Por lo tanto, en este caso, es pertinente hablar del valor que tiene la matriz de comunicación interna. Sin embargo, ¿qué tanto se conoce sobre este diseño comunicacional?, ¿por qué lo aplican algunas empresas?, ¿es solo una lista detallada de información o una herramienta de gestión que favorece a la comunicación interna? 

Según Massoni, “una matriz es una especie de guión, de modelo narrativo, que articula comportamientos y dentro del cual cada uno puede completar informaciones y hacer inferencias. Las matrices son sistemas de asimilación y a la vez sistemas de producción” (2007, p.4). Si se analiza lo expuesto por Massoni, se logra ver a la matriz de comunicación como un instrumento importante, donde se establecen responsables que cumplen con el deber de divulgar lo acordado y asegurar que la información llegue adecuadamente a los interesados. 

En principio, los departamentos o las áreas de comunicación suelen definir el manual de identidad corporativa y la política comunicacional, que, si bien ambas herramientas ayudan a la imagen y dirección de las organizaciones, la matriz vendría siendo aquella herramienta que permite visibilizar de modo claro qué información debe ser comunicada, cómo dicha información se comunicará dentro de la organización, cuándo será distribuida la información al personal, quién llevará a cabo comunicar la información y, por último, quién recibirá tal información necesaria. En otras palabras, en la matriz se instaura una línea horizontal de responsabilidades directas, para evitar el ruido dentro del canal y la desviación de la información. 

Sin embargo, este diseño comunicacional no se opta en muchas organizaciones. No obstante, las empresas de proyectos operativos suelen implementarlas, empresas como, por ejemplo, las grandes constructoras. En estos espacios, los líderes de los proyectos suelen crear la matriz de comunicación como un instrumento descriptivo con información detallada de las necesidades de información, asumiendo la responsabilidad de elaborar e implementar las estrategias de comunicación. Por otra parte, es importante acotar que la matriz de comunicación suele ser una herramienta que también aplican los departamentos de comercialización para las comunicaciones externas con los clientes de la organización. 

A pesar de que en estos tipos de empresas consideran que una matriz de comunicación ayuda a la organización a mantener un clima laboral confiable y armonioso. Algunos comunicadores y relacionistas públicos de otros tipos de organizaciones suelen ver la matriz de comunicación sólo como una lista de protección y prevención de riesgos relacionados con los proyectos específicos de una empresa constructora. Tal vez por el hecho de que su diseño responde más en dividir las partes interesadas (emisores), los grupos de interés (receptores), y resume lo que se desea comunicar (información). Sin embargo, esta herramienta de gestión comunicacional es una de las tantas que visibiliza los canales de divulgación adecuados para recibir la información directa del responsable ejecutándose de un modo práctico, pertinente y veraz. 

Una buena matriz de comunicación se elabora de manera coherente. Para elaborarla se toma en cuenta lo siguiente: Primero, se identifican las necesidades de información de cada público interesado o stakeholders. Segundo, se define la información que comunicarán. Tercero, precisan los formatos necesarios para cada público interesado. Cuarto y último, dan forma a una estrategia de comunicar la información, la cual debe mantener el interés en el proyecto a socializar.

La matriz de comunicación es elaborada, se hace pública y se establece dentro de una organización en relación con las decisiones que se llevan a cabo durante la planeación de la comunicación. Las partes interesadas de informar suelen ser los responsables de cómo debe comunicarse la información a socializar. 

Asimismo, el propósito u objetivo de esta herramienta de gestión comunicacional es establecer un canal unificado dentro de la organización. Sandra Massoni comenta en su texto que “la comunicación está íntimamente vinculada a la calidad de las prácticas institucionales y a su coherencia con los objetivos, metas de la  empresa u organización, voluntades de diálogo y participación de sus miembros” (2007, p.6). Por ende, es pertinente valorar este recurso de la matriz de comunicación interna como herramienta vital en los departamentos o áreas de comunicación de las organizaciones. La matriz puede ayudar a robustecer la cultura organizacional, fortalecer la imagen corporativa e incrementar el sentido de pertenencia de los empleados con la organización, mejorando el clima laboral. 

Por otro lado, valga como ejemplo comentar que, en el 2012, el área de comunicación y promoción de un centro de investigación venezolano de ciencias duras implementó la matriz de comunicación interna debido al malestar que afectaba al clima laboral, el cual se había detectado en reuniones de los empleados, donde se apreciaba el alto desinterés del personal científico por conocer herramientas de comunicación funcionales que podrían ser favorables para la divulgación de sus indicadores, como también de los hallazgos dentro y fuera de la organización. En consecuencia, los resultados luego de implementar la matriz en este centro de investigación fueron la confianza y la acertada socialización del conocimiento científico dentro de la organización, que ayudó a restablecer el clima laboral entre los empleados. Pero, principalmente entre científicos y personal administrativo. 

Por último, debe acotarse que una vez los responsables de la información o líderes de área o proyecto tengan claro los tópicos a comunicar, es necesario hacer uso de esta herramienta y demás técnicas que estén a su alcance para elaborar una matriz de comunicación interna acorde a las necesidades de la organización. En conclusión, si el diseño de la matriz es débil o no cumple con comunicar correctamente la información, entonces debe ser revisada y modificada. Si esta se usa de modo correcto, se convierte en una herramienta valiosa de la comunicación interna de una organización. 

Esta columna fue publicada por el Grupo de Investigación Gestión de la Comunicación Estratégica de la Universidad Católica de Loja. 

¡Atentos a las próximas columnas!

¡Co-construyamos RH Management 2030!

Tu aporte mensual nos da independencia y sostenibilidad. El trabajo está en transformación y necesita un periodismo que ponga a las personas primero.

Tu contribución nos permite seguir marcando agenda con reflexiones de valor e interpelando al mainstream.

DEJA UNA RESPUESTA

Por favor ingrese su comentario!
Por favor ingrese su nombre aquí

El humo de la flexibilidad en las 40 horas

Por Andrés Giordano, diputado de la República de Chile. La tramitación del proyecto de 40 horas ya cumple casi seis...

Últimas noticias

- Advertisement -spot_img
- Advertisement -spot_img

Artículos relacionados